LA MISSION DU GERANT

Les fonctions du gérant se décomposent en six domaines :

1 - Le domaine technique
2 - Le domaine juridique
3 - Le domaine administratif et fiscal
4 - Le domaine comptable
5 - Assurance des loyers impayés
6 - Le domaine commercial

1. Le domaine technique

Mandataire du propriétaire, le gérant assiste et conseille ce dernier dans l’entretien et la valorisation de son patrimoine.

L’appartement

Le gérant veille à ce que le locataire occupe le bien en « bon père de famille » :

• entretien des équipements privatifs (chaudière)
• signalisation de toute anomalie, dégradation du bien ou sinistre
• respect de la tranquillité de la copropriété et/ou du voisinage

Le gérant conseille aussi le propriétaire afin d’entretenir son bien conformément aux normes et aux réglementations en vigueur.

L’immeuble

Dans un immeuble soumis au statut de la copropriété, le syndicat des copropriétaires est chargé de l’entretien des parties communes et des équipements communs (nettoyage, entretien, travaux)
Dans ce cas, le rôle du gérant consiste à intervenir auprès du syndic en cas de manquement à cette obligation et à assurer la transmission de toute information tant au locataire qu’au propriétaire.
Dans le cas d’un immeuble appartenant à un propriétaire, le gérant prend en charge le suivi du gros œuvre, l’entretien des équipements (ascenseur, chaudière, digicode...) et l’entretien des parties communes de l’immeuble servant à l’usage de tous les occupants (hall d’entrée, escaliers, cour...).

2. Le domaine juridique

L’administrateur de biens doit se tenir informé des évolutions de la législation afin de conseiller au mieux ses clients.

Le droit de louage résulte non seulement du Code Civil mais aussi des nombreux textes qui l’ont modifié profondément en créant des statuts particuliers réglementés par une législation spécifique : régime des baux commerciaux, régime des baux d’habitation (Loi du 1/09/1948, Loi du 6/07/1989)

nécessaires, dans le cadre de la location, sont nombreux et divers. Les baux (commerciaux, professionnels, d’habitation), les états des lieux (contradictoires ou par huissiers), les actes de caution (personnels ou bancaires), sont des documents à remplir de manière précise et irréprochable.

Votre bien génère des charges et des responsabilités, dont l’attribution est régie dans un cadre légal. Notre devoir est de vous informer de celles-ci et de les répartir entre le bailleur et le locataire de manière incontestable (charges de copropriété, petites réparations, entretien, assurances)

La réglementation évolue, et les documents obligatoires à fournir par le propriétaire sont de plus en plus nombreux, contraignants et onéreux. Depuis un an, l’état des risques naturels et technologiques (ERNT*), le diagnostic de performance énergétique (DPE*) et, prochainement, plusieurs certificats concernant l’accessibilité au plomb, le diagnostic Gaz, la présence d’amiante, la Loi Carrez seront désormais indispensables.

3. Le domaine administratif et fiscal

La signature du mandat de gestion nous permet d’être le représentant du propriétaire vis-à-vis des acteurs qui peuvent intervenir pendant la durée de notre collaboration. Voici un exemple des missions que nous sommes amenés à remplir avec les intervenants suivants :

Le locataire :

• Rédaction du bail et des actes de caution personnelle ou bancaire et vérification
• Signature du contrat de location par le(s) locataire(s) et le(s) garant(s)
• Etat des lieux contradictoire d’entrée et de sortie
• Rappel des obligations du locataire
• Envoi des quittances de loyer et des avis d’échéance (mensuellement ou trimestriellement)
• Relance par courrier simple le 10 du mois en cas de non paiement du loyer du mois en cours
• Mise en demeure en recommandé avec accusé de réception le 20 de ce même mois en cas de non paiement
• Obtention des justificatifs des attestations d’assurance et des contrats d’entretien de chaudière tous les ans
• Régularisation des charges une fois par an
• Récupération auprès du locataire de la taxe d’ordures ménagères
• Assistance si nécessaire en cas de dégât des eaux

Le syndic de copropriété :

• Vérification et paiement des appels de provisions, appels de fonds pour travaux et régularisations annuelles de charges
• Suivi des correspondances
• Transmission des informations au locataire et au propriétaire (changement de code, rdv de chantier, convocation d’AG)
• Information de tout changement d’occupant
• Déclaration des sinistres pour l’assurance de l’immeuble et suivi des dossiers

Le Trésor Public :

• Signalisation du départ d’un locataire avec sa nouvelle adresse
• Signalisation de l’arrivée d’un locataire pour l’établissement de la taxe d’habitation
• Transmission des éléments permettant la déclaration des revenus fonciers, par l’intermédiaire du propriétaire, en tenant compte des changements de réglementation chaque année (depuis 2006, les honoraires de gestion sont déductibles en totalité des revenus fonciers)

Les entrepreneurs:

• Demande de tous devis concernant l’entretien ou la rénovation du bien et/ou de ses équipements et mise en concurrence
• Transmission des ordres de service
• Vérification des travaux
• Règlement des factures

4. Le domaine comptable

Tous les mouvements comptables effectués (encaissements, dépenses) sont saisis précisément et chronologiquement dans un compte de gestion spécifique à chaque propriétaire. Les saisies sont effectuées en fonction des clés de répartition.

Le travail comptable du gérant se décompose en plusieurs échéances

Quotidiennement

• Saisie des chèques et/ou virements reçus au jour le jour.
• Saisie des factures payées au jour le jour également
• En cas d’interrogation sur les comptes, le service comptable reste à disposition du lundi au vendredi de 9h00 à 18h00, toute au long de l’année.

Mensuellement

• Reversement des loyers perçus après déduction de nos honoraires, par virement bancaire, les 10, 20 ou 30 du mois courant, en fonction de la date de paiement du loyer par le locataire.
• Relance et mise en demeure des locataires en retard de paiement

Trimestriellement
L’envoi du rapport de gestion trimestriel fait apparaître toutes les opérations comptables effectuées sur le compte de gestion :

• les loyers et les provisions pour charges qui ont été encaissés
• les appels payés au syndic
• les factures des travaux éventuellement réglées
• le montant de nos honoraires (sur les loyers encaissés uniquement)
• les éventuels impôts ou taxes réglés

Annuellement

• Envoi d’un récapitulatif détaillé permettant de remplir sans difficulté la déclaration des revenus fonciers (imprimé CERFA n°2044), comprenant la déductibilité totale des frais de gestion
• Régularisation des charges locatives auprès des locataires
• Révision des loyers selon les indices INSEE ou de référence des loyers
• Récupération de la taxe d’ordures ménagères auprès du locataire

5. Assurance loyers impayés

L'Immobilière de Boulogne vous permet de contracter une assurance pour les loyers impayés.
L'assurance garanti à l'assuré le remboursement des pertes pécuniaires subies du fait du non paiement des loyers à savoir : loyers, charges, taxes et indemnités d'occupation dues par le locataire, pour une durée maximum de 24 mois.
Les frais de contentieux (commandement de payer, huissier, avocat), sont remboursés à hauteur de 3000 euros.
Nous vous assistons et vous conseillons tout au long de la procédure.

6. Le domaine commercial

L'Immobilière de Boulogne présent sur le marché de l’Ouest parisien depuis près de 15 ans, dispose d’une équipe commerciale qui répondra à vos questions en matière de location et/ou de vente immobilière.

Notre service location, composé d’une équipe de 3 personnes, met tous les moyens en œuvre pour optimiser la recherche de locataire pour votre bien (panneau, mailing, Internet, boîtage, annonce papier, etc...). Vous pouvez les contacter toute l’année (y compris en août), du lundi au samedi, au 122 rue de Paris - 92100 Boulogne – Tél. : 01 48 25 07 17 – Fax : 01 47 79 47 48.

Notre service transaction, composé d’une équipe de 7 personnes, se met à votre disposition pour vous conseiller sur l’achat d’un bien, la vente de votre bien, tout projet immobilier, investissement, etc... Vous pouvez également les contacter toute l’année (y compris en août), du lundi au samedi, au 225 Boulevard Jean Jaurès et au 122 rue de Paris – Tél. : 01 47 79 47 47 – Fax : 01 47 79 47 48.